Privacy.

1Wie is verantwoordelijk

FAIM B.V., gevestigd aan de Amstelbeststraat 26, 1096 GD Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42062725, is verantwoordelijk voor de gegevens die u op onze website achterlaat en voor de gegevens die horen bij uw account en uw werk in het FAIM-portal.

Voor de beelden en bestanden die een merk in het portal zet, beslist het merk. Wij werken dan in opdracht van het merk en doen er niets anders mee dan wat het merk vraagt. Voor accounts, de website, onze logboeken en deellinks beslissen wij zelf en zijn wij verantwoordelijk. De afspraken over het werken in opdracht staan in de verwerkersovereenkomst die bij de klantovereenkomst hoort: de Standaardclausules voor verwerkingen uit de NLdigital-voorwaarden, aangevuld met onze Data Pro Statement. Heeft uw merk die nog niet, dan sturen we hem op verzoek.

2Voor wie deze verklaring geldt

Deze verklaring is voor iedereen van wie FAIM gegevens gebruikt:

• Bezoekers van faimstudio.com.
• Mensen die een demo aanvragen of ons mailen, en contactpersonen bij merken waarmee we zakendoen of in gesprek zijn.
• Medewerkers van klantmerken met een account in het portal, als eigenaar, beoordelaar of kijker.
• Gasten die voor één collectie of release zijn uitgenodigd, zoals retoucheurs, bureaus en fotografen.
• Ontvangers van een deellink waarmee een merk beelden laat zien.
• Operators van THE FRAIM, onze opnamezuil, en van de FAIM Capture-app (zie hoofdstuk 3).
• Medewerkers van FAIM zelf.

Niet voor de consumenten die de beelden later in een webshop zien: over hen verwerken wij niets; dat is de relatie tussen uw merk en zijn klanten.

Bent u uitgenodigd door uw merk of door een collega? Dan hebben wij uw naam en e-mailadres van hen gekregen. Zonder e-mailadres kunnen we geen account maken; uw naam, profielfoto en meldingen zijn vrijwillig.

3Welke gegevens we gebruiken

De website en het demoformulier

Op onze website hoeft u niets in te vullen, tenzij u een demo aanvraagt: er is geen account en geen nieuwsbrief. In het demoformulier vult u uw naam, werkmailadres, merknaam, het aantal artikelen per maand, uw rol en eventueel een bericht in. De aanvraag komt als e-mail bij ons binnen; we slaan hem niet in een database op. Om misbruik van het formulier te voorkomen houden we per internetadres kortstondig bij hoe vaak het formulier wordt verstuurd, maximaal vijf keer per uur. Dat gebeurt in het geheugen van de server en wordt niet bewaard. Zoals elke webserver verwerkt onze hostingpartij uw IP-adres om de pagina te kunnen afleveren en houdt daarvan kortdurend technische logs bij. Uw aanvraag, of een mail aan ons, komt in onze mailbox terecht; daarover gaat de volgende alinea.

Contact met klanten en aanstaande klanten

Werkt u bij een merk waarmee we zakendoen of in gesprek zijn, dan bewaren we uw naam, bedrijf, functie en contactgegevens, onze correspondentie en aantekeningen van gesprekken. Dat staat in onze mailboxen en documenten en gebruiken we om de relatie te onderhouden en afspraken na te komen. Niets daarvan gaat naar adverteerders of gegevenshandelaren.

Uw account en inloggen

U krijgt alleen toegang tot het portal op uitnodiging. We bewaren uw e-mailadres, weergavenaam, eventuele profielfoto, taalkeuze, uw rol binnen uw merk en het tijdstip van uw laatste login. Inloggen gaat zonder wachtwoord, met een link per e-mail, of met uw Google-account als dat adres is uitgenodigd. U kunt tweestapsverificatie aanzetten; de sleutel daarvoor staat bij onze authenticatiedienst. Een uitnodiging bevat uw e-mailadres en een unieke code. Een uitnodiging voor een gast verloopt na 14 dagen.

Uw werk in het portal

Terwijl u werkt leggen we vast wat u bestelt en de notities die u daarbij schrijft, de dessins of referentiebeelden die u uploadt, welke beelden u beoordeelt en goedkeurt, wat u downloadt, en uw voorkeuren voor meldingen. De eigenaar van een merk vult het bedrijfsprofiel: bedrijfsnaam, factuuradres, btw- en KvK-nummer. Betaalgegevens slaan we nooit op.

Beelden en AI-generatie

De productfoto van een artikel, eventuele referentiebeelden en de instructie voor het model (wij noemen dat het recept) gaan via onze automatiseringslaag naar AI-beeldmodellen. Per gemaakt beeld leggen we vast met welk model, welk recept en welke instellingen het is gemaakt, wie het heeft beoordeeld en wanneer. Dat is het paspoort van het beeld, en het blijft bij het beeld horen. AI-beelden op een model, in beweging of in een omgeving kunt u pas downloaden als de eigenaar van uw merk daar per soort toestemming voor heeft gegeven, met een schakelaar in de merkinstellingen. Meer over AI in hoofdstuk 5.

Jules, de assistent

Jules is de spraak- en chatassistent in het portal. Jules doet niets tot u erop klikt. In spraakmodus vraagt uw browser toestemming voor de microfoon; uw stem en de tekst van het gesprek gaan naar onze spraakleverancier, die ook het taalmodel achter Jules inschakelt. Om u te kunnen helpen krijgt Jules uw weergavenaam, de naam van uw merk en het scherm waar u bent te zien, niet uw e-mailadres en niet uw rol. FAIM slaat uw gesprekken met Jules niet op. Hoe lang de spraakleverancier ze bewaart, staat in hoofdstuk 7.

Deellinks

De eigenaar van een merk of een medewerker van FAIM kan een selectie beelden delen via een link, bijvoorbeeld met een bureau of een klant. Bij de link horen een titel, de naam van de ontvanger en eventueel een notitie. De link werkt standaard 30 dagen en kan eerder worden ingetrokken. Van wie de link opent leggen we geen IP-adres en geen browsergegevens vast. Wel registreren we dat er is gekeken of gedownload, welk bestand en wanneer, en ons team krijgt daar direct een melding van. Downloadlinks die al zijn uitgegeven blijven na het intrekken nog werken tot ze vanzelf vervallen.

THE FRAIM en de Capture-app

THE FRAIM is onze opnamezuil: een fotostation dat bij een merk kan staan en waarin een kledingstuk aan een hanger telkens op dezelfde manier wordt gefotografeerd. De FAIM Capture-app is de iPhone-app waarmee een medewerker de zuil bedient, de opnames controleert en ze naar het portal stuurt.

Fotografeert u met THE FRAIM en de Capture-app, dan leggen we per opnamesessie vast welk account de sessie startte, het label van de operator, gegevens over het gebruikte toestel (app- en systeemversie, verbinding met de zuil, foutmeldingen), de status van de zuil zelf (verbinding, firmwareversie), het serienummer van de zuil en de tijdstippen. Bij elke opname hoort een technische logregel die we bewaren om problemen te kunnen herleiden en de zuil en de app werkend te houden.

E-mail en meldingen

We sturen alleen e-mail die bij uw werk in het portal hoort: uitnodigingen, inloglinks, berichten over uw bestellingen en beelden, en een wekelijks overzicht. Het overzicht en de meeste meldingen kunt u per onderwerp uitzetten. Van elke verzonden mail bewaren we de ontvanger, het onderwerp, de status en of de mail is bezorgd.

Beveiliging, logboeken en meekijken

Het portal houdt een logboek bij van wat er met beelden gebeurt: wie een bestelling plaatste, wie een beeld goedkeurde, wie iets downloadde. Dat logboek kan niet worden aangepast en is de basis voor het paspoort van elk beeld.

Soms kijkt een medewerker van FAIM mee in uw portal, om een supportvraag te beantwoorden of een fout te vinden. Dat is alleen kijken, niet wijzigen, duurt maximaal 30 minuten en wordt vastgelegd: wie, bij wie, wanneer en vanaf welk apparaat. Wilt u dat dit alleen gebeurt als u erom vraagt? Mail ons.

4Waarom we ze gebruiken

Voor elk doel hebben we een grondslag in de wet. In gewone taal:

• Om onze afspraak met uw merk na te komen (overeenkomst): accounts, bestellingen, het maken en leveren van beelden, het paspoort per beeld, de opnamezuil en de app werkend houden, en de mail die daarbij hoort.
• Omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben: een demo-aanvraag beantwoorden, contact onderhouden met klanten en aanstaande klanten, het portal beveiligen en het logboek bijhouden, meekijken voor support, het team informeren als een deellink wordt gebruikt, en het wekelijkse overzicht sturen. We wegen dat belang steeds af tegen uw privacy, en u kunt er bezwaar tegen maken.
• Met uw toestemming: de microfoon voor Jules, en per merk de toestemming om AI-beelden op een model, in beweging of in een omgeving te laten maken. Toestemming kunt u altijd intrekken.
• Omdat de wet het vraagt: onze factuuradministratie moeten we zeven jaar bewaren.

We nemen geen geautomatiseerde besluiten over u als persoon. De AI maakt beelden, geen beslissingen over mensen. We maken geen profielen, verkopen geen gegevens en tonen geen advertenties.

5AI-beelden: wat er wel en niet gebeurt

Staat er een model op een beeld, dan kan dat op twee manieren tot stand komen. Voor privacy is dat verschil belangrijk, dus beschrijven we ze apart.

Een model dat de AI zelf bedenkt. Die persoon bestaat niet. Het beeld is door het model gemaakt en niet gebaseerd op foto's van een echte persoon. Toevallige gelijkenis met iemand is nooit helemaal uit te sluiten; we maken geen beelden die op een bepaalde echte persoon moeten lijken, en we verwijderen een beeld als iemand zich er terecht in herkent.

Een bestaand model, door de AI aangekleed of in een scène gezet. Hierbij vertrekken we van foto's van een echt persoon. De AI verandert de kleding, de houding of de omgeving, niet wie er staat. Zulke foto's en de beelden die eruit volgen zijn persoonsgegevens van dat model. Daarom: wie het model aanlevert, zorgt dat het model toestemming heeft gegeven voor dit gebruik. Levert uw merk het model aan, dan regelt u dat; werken we met een model dat FAIM inschakelt, dan regelen wij het. Wij gebruiken de foto's uitsluitend voor uw opdracht, ze gaan via tijdelijke, beveiligde links uitsluitend naar een AI-leverancier met wie we een verwerkersovereenkomst hebben gesloten, en wij bewaren ze volgens hoofdstuk 7. Deze route bieden we alleen aan als dat geregeld is. Trekt het model die toestemming in, laat het ons weten; dan verwijderen we de foto's en de beelden die ermee gemaakt zijn.

Staan er om een andere reden echte mensen op wat u uploadt, bijvoorbeeld op een referentiebeeld? Ook dan zorgt u dat dat mag, gebruiken wij die foto's alleen voor uw opdracht en sturen we ze alleen naar een leverancier met verwerkersovereenkomst.

De meeste productfoto's bevatten geen persoonsgegevens. We behandelen ze wel als vertrouwelijk: ze gaan alleen via tijdelijke, beveiligde links naar de AI-leveranciers, en die mogen ze uitsluitend gebruiken om uw opdracht uit te voeren. Per leverancier staat in hoofdstuk 6 en 7 wat zij zien en hoe lang zij iets bewaren.

Wat de AI verandert is de context: model, houding, omgeving. Het product zelf verzinnen we niet. Een kleur- of dessinvariant maken we alleen op basis van een echt dessin of stofstaal van uw merk; dat noemen wij ons Visual Truth-principe.

Elk beeld dat met AI is gemaakt, is in het portal als zodanig gelabeld, en dat label staat ook in het paspoort van het beeld. Publiceert u het beeld, dan zorgt u dat uw klanten dat label ook zien; dat vraagt de Europese AI-verordening van ons allebei.

6Met wie we samenwerken

FAIM bouwt niet alles zelf. Voor opslag, hosting, e-mail, AI-modellen en de assistent gebruiken we gespecialiseerde bedrijven. Zij werken in onze opdracht en mogen uw gegevens alleen gebruiken om hun werk voor ons te doen. Met elk van hen sluiten we afspraken over beveiliging en geheimhouding. Leveranciers met wie we een verwerkersovereenkomst hebben, mogen uw gegevens niet gebruiken om hun eigen AI-modellen te trainen. Leveranciers die geen persoonsgegevens zien, zoals de leverancier van onze stofscans, staan hier niet.

Voor elk onderdeel ziet u het soort bedrijf, wat het ziet en waar het werkt. Medewerkers van klantmerken zien dezelfde tabel met de namen van de bedrijven zodra ze zijn ingelogd op portal.faimstudio.com/privacy.

Gegevens buiten de EU

Uw gegevens en beelden staan in de EU. Een aantal diensten die we gebruiken draait buiten de EU, vooral in de Verenigde Staten. Voor elke doorgifte gebruiken we een afspraak die de Europese Unie erkent: het Data Privacy Framework voor Amerikaanse bedrijven die daarbij zijn aangesloten, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Die standaardcontractbepalingen zijn vaste contractafspraken die de Europese Commissie heeft opgesteld; een leverancier buiten de EU ondertekent ze en belooft daarmee uw gegevens daar net zo te beschermen als hier. De tekst van de standaardcontractbepalingen staat op de website van de Europese Commissie; welke Amerikaanse bedrijven bij het Data Privacy Framework zijn aangesloten, ziet u op dataprivacyframework.gov. Een kopie van de afspraak met een bepaalde leverancier sturen we u op verzoek; mail daarvoor naar privacy@faimstudio.com. Waar dat kan, kiezen we voor verwerking binnen de EU; zo draait het portal zelf in Frankfurt en onze automatisering in Neurenberg.

7Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Wist u iets of loopt een termijn af, dan verdwijnt het binnen 30 dagen ook uit onze back-ups.

8Hoe we gegevens beveiligen

• Opslag in de EU, in een datacenter in Frankfurt, met versleutelde verbindingen.
• Toegang alleen op uitnodiging. Elk merk ziet uitsluitend zijn eigen gegevens; dat is op databaseniveau afgedwongen, per rij.
• Tweestapsverificatie voor wie dat wil, en verplicht voor medewerkers van FAIM.
• Beelden gaan alleen via tijdelijke, ondertekende links naar leveranciers; die links verlopen vanzelf.
• Het portal zelf heeft geen beheerderssleutel tot de database; die bestaat alleen buiten het portal, bij ons team.
• Meekijken door FAIM is gelogd en tijdgebonden (zie hoofdstuk 3).
• We testen bij elke wijziging en periodiek dat een merk niet bij de gegevens van een ander merk kan, en dat een buitenstaander nergens bij kan.
• Bij een datalek melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we de merken die het raakt.

9Uw rechten

Zo regelt u het

Mail naar privacy@faimstudio.com. We reageren binnen een maand en vragen u soms om te bevestigen dat u het bent, bijvoorbeeld door te antwoorden vanaf het e-mailadres van uw account. Uw account laten verwijderen kan nog niet zelf in het portal; ook daarvoor mailt u ons.

Werkt u bij een merk dat klant van FAIM is? Dan kunt u ook bij de eigenaar van uw merk terecht; die kan uw account en uw rol beheren. Gaat uw verzoek over beelden of bestanden van uw merk, dan sturen we het door naar uw merk, omdat het merk daarover beslist. Bent u gast, dan kunt u ook degene vragen die u uitnodigde.

10Website en cookies

Onze website en ons portal gebruiken geen analytics, geen advertentiepixels en geen trackers van derden. Daarom ziet u ook geen cookiebanner: er is niets om toestemming voor te vragen. Wat er wél is:

• De grootte van het vergrootglas op de website bewaren we in de lokale opslag van uw browser, onder de sleutel faim-magnifier-scale, alleen als u die aanpast. Dat is geen cookie en wordt nooit naar onze server gestuurd.
• Een sessiecookie in het portal zodat u ingelogd blijft. Het is strikt noodzakelijk, alleen leesbaar voor onze server en verloopt vanzelf.
• Een meekijkcookie dat alleen bij medewerkers van FAIM wordt gezet tijdens een meekijksessie, met een maximale duur van 30 minuten.

11Vragen of een klacht

Heeft u een vraag over deze verklaring of over uw gegevens? Mail naar privacy@faimstudio.com. Bent u het niet eens met hoe wij een verzoek afhandelen, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12Wijzigingen

FAIM ontwikkelt door en krijgt nieuwe functies. Heeft dat gevolgen voor uw privacy, dan passen we deze verklaring aan en zetten we bovenaan de nieuwe datum. Bij een grote wijziging laten we het de eigenaren van de merken ook per e-mail weten.